💼 Какие задачи малому бизнесу выгоднее отдавать на фриланс, чтобы не брать человека в штат

У небольшого бизнеса редко бывает недостаток задач. Нужно обновлять сайт, оформлять карточки товаров, готовить документы, вести таблицы, обзванивать клиентов, настраивать CRM и выпускать контент. При этом нанимать отдельного сотрудника на каждое направление слишком дорого, а маленькой команде трудно одинаково хорошо справляться со всем.

Выходом может стать работа с фрилансерами. Внешнего специалиста можно подключить на несколько часов, на один проект или на период повышенной нагрузки. Компания получает нужный результат, но не создаёт постоянную должность, для которой потом придётся искать полную загрузку.

Разберёмся, какие задачи малому бизнесу выгоднее отдавать на фриланс, а когда без штатного сотрудника всё-таки не обойтись.

Разовые задачи

Если работа возникает один или несколько раз в год, брать ради неё человека в штат обычно не имеет смысла.

Допустим, компании нужно подготовить презентацию для инвестора. Хороший дизайнер соберёт её за пару дней. После завершения проекта новых презентаций может не быть ещё полгода. Штатному специалисту пришлось бы искать дополнительные обязанности, хотя изначально бизнесу требовалась только одна конкретная услуга.

К разовым задачам можно отнести:

• разработку логотипа и фирменного стиля;
• создание лендинга;
• настройку CRM;
• подготовку презентации;
• оформление коммерческого предложения;
• перевод документов;
• сбор базы поставщиков или потенциальных клиентов;
• создание шаблонов договоров, писем и отчётов;
• перенос информации на новый сайт;
• расшифровку интервью, вебинаров и совещаний.

Для таких работ удобно заранее определить результат, срок и бюджет, а затем найти исполнителя с нужным опытом.

Сезонные задачи

Нагрузка малого бизнеса редко распределяется равномерно. Интернет-магазину может понадобиться дополнительная помощь перед Новым годом, бухгалтерскому сервису — в отчётный период, туристической компании — перед началом сезона.

Если усиление требуется только на несколько недель или месяцев, постоянный найм может оказаться неоправданным. После окончания сезона объём работы уменьшится, а расходы на сотрудника останутся.

На фриланс можно передать:

• оформление праздничных баннеров;
• подготовку карточек для сезонных товаров;
• обработку фотографий;
• написание текстов для акций и рассылок;
• загрузку товаров на сайт или маркетплейс;
• обработку заявок;
• обзвон клиентов;
• сбор отзывов;
• обновление прайс-листов;
• подготовку рекламных материалов.

Фрилансеры также помогают справляться с временными всплесками нагрузки. Например, если компания запускает новый продукт и получает больше обращений, чем обычно, можно временно подключить оператора или удалённого ассистента.

Задачи, для которых нет полной загрузки

Некоторые функции нужны бизнесу постоянно, но занимают всего несколько часов в неделю. Создавать ради них отдельную должность невыгодно.

Например, небольшой компании может требоваться четыре поста в месяц, несколько баннеров и одна email-рассылка. Этого недостаточно для полной загрузки копирайтера, дизайнера или маркетолога. Но распределять работу между сотрудниками, которые не специализируются на контенте, тоже не лучший вариант.

Фрилансеру можно поручить:

• подготовку текстов для сайта и социальных сетей;
• оформление рекламных материалов;
• создание таблиц и отчётов;
• обновление информации в CRM;
• размещение публикаций;
• ведение каталога товаров;
• обработку документов;
• поиск информации;
• подготовку ежемесячной рассылки;
• расшифровку записей и протоколов встреч.

В этом случае бизнес оплачивает конкретный объём работы, а не полный рабочий день.

Задачи для узких специалистов

Даже если в компании есть универсальный сотрудник, ему не всегда стоит поручать работу, которая требует специальных знаний.

Менеджер может самостоятельно собрать презентацию, но профессиональный дизайнер сделает её быстрее и аккуратнее. Владелец бизнеса способен настроить простую таблицу, однако для автоматизации отчётности может понадобиться специалист по Excel или Google Таблицам. Администратор сайта может добавлять товары, но не обязан разбираться в SEO, программировании и веб-аналитике.

На фрилансе можно найти специалиста под конкретную задачу:

• дизайнера карточек товаров;
• редактора или корректора;
• специалиста по CRM;
• разработчика;
• верстальщика;
• специалиста по контекстной рекламе;
• аналитика;
• переводчика;
• бухгалтера для отдельной консультации;
• специалиста по автоматизации таблиц.

Такой подход особенно полезен, когда ошибка может обойтись дороже самой работы. Например, неправильно настроенная CRM приводит к потере заявок, а неудачно оформленная карточка товара снижает продажи.

Примеры задач, которые можно передать фрилансеру

Фрилансеры помогают малому бизнесу, индивидуальным предпринимателям и самозанятым закрывать самые разные задачи -— и творческие, и технические, и рутинные. 

🖼️ Баннеры и другие материалы для рекламы

Дизайнер может подготовить баннеры для сайта, социальных сетей, рассылок и рекламных кабинетов. Заказчик передаёт размеры, тексты, фирменные материалы и примеры оформления, а оплачивает готовый комплект макетов.

🛒 Карточки товаров

Фрилансеру можно поручить обработку фотографий, создание инфографики, написание характеристик и загрузку карточек на сайт или маркетплейс. Это удобно как при запуске нового магазина, так и при расширении ассортимента.

📝 Тексты

Внешний автор может написать статью, описание услуги, текст для лендинга, письмо клиентам или серию публикаций. Если материал уже подготовлен, редактор поможет проверить факты, убрать повторы и привести текст к единому стилю.

⚙️ Настройка CRM

Специалист может подключить CRM, создать этапы воронки, настроить карточки клиентов, перенести данные и подготовить инструкции для сотрудников. После запуска системы постоянная помощь может больше не понадобиться.

☎️ Обзвоны

Фрилансеру можно поручить актуализацию клиентской базы, подтверждение записей, опрос покупателей или приглашение участников на мероприятие. До начала работы важно подготовить понятный сценарий разговора и таблицу для фиксации результатов.

📊 Таблицы и отчёты

Исполнитель может привести в порядок базу данных, удалить дубли, собрать информацию из нескольких файлов, настроить формулы или создать автоматический отчёт. Подобные задания часто занимают много времени, но не требуют постоянного сотрудника.

🎤 Презентации

На фриланс можно передать подготовку презентаций для продаж, выступлений, обучения или переговоров. Исполнитель поможет структурировать информацию, оформить слайды и привести материалы к единому стилю.

Штатный сотрудник, агентство или фрилансер

Обратиться в агентство, нанять сотрудника или найти фрилансера? Выбор зависит не только от стоимости. Важно учитывать регулярность задач, необходимую скорость, сложность управления и степень погружения в бизнес.

Штатный сотрудник

Штат подходит для постоянной работы, которая занимает большую часть рабочего дня. Преимущество в том, что сотрудник постепенно погружается в процессы, знает продукт, клиентов и внутренние правила компании.

При этом бизнесу нужно оплачивать не отдельный результат, а рабочее время. Также придётся заниматься поиском, оформлением, адаптацией, постановкой задач и контролем загрузки.

Штатный сотрудник оправдан, если:

• задачи возникают каждый день;
• человеку необходим постоянный доступ к внутренней информации;
• работа тесно связана с командой;
• требуется быстро реагировать на изменения;
• объёма достаточно для полной занятости.

Агентство

Агентство может взять на себя целое направление: продвижение, разработку сайта, рекламу или ведение социальных сетей. Обычно у него есть команда специалистов и руководитель проекта.

Такой вариант подходит для крупных или комплексных задач. Однако стоимость работы агентства часто включает не только услуги специалистов, но и управление проектом, продажи, офисные и административные расходы. Для небольшой разовой задачи это может быть избыточно. Удобно, но дорого. 

Фрилансер

Фрилансер удобен, когда нужен конкретный результат без постоянного найма. Можно выбрать специалиста с подходящим опытом, согласовать объём и заплатить только за выполненную работу.

При этом заказчику необходимо самостоятельно сформулировать задачу, предоставить материалы и проверить результат. Если проект состоит из нескольких направлений, возможно, придётся координировать нескольких исполнителей.

Фриланс чаще всего выгоден, когда:

• задача разовая или сезонная;
• работа занимает несколько часов в неделю;
• требуется узкая компетенция;
• объём заранее понятен;
• результат можно проверить по конкретным критериям;
• постоянная должность не окупится.

Когда фрилансер не заменит штатного сотрудника

Передавать внешним исполнителям можно далеко не всё. Если работа является основной функцией бизнеса, требует ежедневного участия или глубокого знания внутренних процессов, лучше рассмотреть постоянный найм.

Например, растущему интернет-магазину может быть выгодно отдать фрилансеру разовое оформление карточек. Но если новые товары появляются каждый день, постоянно меняются цены и требуется оперативно обрабатывать заказы, компании, скорее всего, понадобится штатный контент-менеджер.

Не стоит выбирать фриланс только потому, что он кажется дешевле. Сначала нужно оценить частоту задач, сложность передачи информации и стоимость контроля. Иногда сотрудник, который постоянно находится внутри процессов, действительно обходится выгоднее.

Как понять, стоит ли отдавать задачу фрилансеру

Перед поиском исполнителя ответьте на несколько вопросов:

1. Как часто возникает эта задача?
2. Сколько часов в месяц она занимает?
3. Можно ли заранее описать готовый результат?
4. Требуются ли специальные знания?
5. Нужен ли исполнителю постоянный доступ к внутренним данным?
6. Что произойдёт после завершения работы?
7. Есть ли у компании другие задачи, которыми можно полностью загрузить сотрудника?

Если задача возникает периодически, имеет понятный результат и не требует ежедневного погружения в работу компании, её можно передать фрилансеру.

Не раздувать штат, а собирать команду под задачу

Малому бизнесу необязательно держать внутри компании всех возможных специалистов. Для постоянных ключевых процессов можно нанимать сотрудников, а для разовых, сезонных и специализированных работ — подключать внешних исполнителей.

Сегодня одному и тому же предпринимателю может понадобиться дизайнер для баннеров, завтра — специалист по таблицам, а через месяц — оператор для обзвона клиентов. Нанимать каждого из них в штат нерационально. Гораздо выгоднее собирать небольшую команду под конкретный проект и оплачивать тот результат, который действительно нужен бизнесу.

Предпринимателю имеет смысл постепенно собирать собственный пул проверенных фрилансеров под разные задачи: дизайнера, копирайтера, специалиста по таблицам и т.д. После нескольких успешных проектов таким специалистам уже не придётся заново объяснять особенности бизнеса, требования и предпочтения. В результате срочные задачи можно будет передавать быстрее, не тратя каждый раз время на поиск нового исполнителя. 

Рубрики: Заказчикам, Полезное