Регламент работы координатора-контролёра Координатор-контролёр — ключевое связующее звено между руководством компании и командой фрилансеров в многоуровневой (пирамидальной) системе управления проектами. Его основная задача — переводить поручения руководителя в конкретные задания для исполнителей и обеспечивать их своевременное и качественное выполнение. Координатор отвечает за организацию работы удалённых исполнителей, контроль выполнения задач на всех этапах и ежедневное информирование руководства о текущем статусе проектов. Коммуникации и инструменты: На начальном этапе взаимодействие осуществляется через группы WhatsApp (получение задач от руководителя и координация с исполнителями). В перспективе планируется переход на использование системы управления задачами Яндекс.Трекер для постановки задач, контроля статусов и формирования отчётности. Координатор должен быть готов освоить и внедрить этот инструмент, обеспечивая прозрачность и системность в работе.

Координатор-контролёр выполняет следующие основные обязанности: • Получение и постановка задач: Оперативно получать от руководителя (владельца бизнеса) новые задачи и общие поручения (например, через сообщения в WhatsApp). • Формирование технических заданий: Переформулировать полученное поручение в чёткое, подробное техническое задание (ТЗ) для исполнителя. • Подбор исполнителей: Подбирать подходящего исполнителя-фрилансера для каждого задания. Использовать текущую базу проверенных фрилансеров или, если требуются новые навыки либо свободных ресурсов нет, заниматься поиском новых исполнителей. • Онбординг новых исполнителей: При привлечении нового фрилансера координировать его быстрый ввод в курс дела. Объяснить суть задачи и требования, ознакомить с необходимыми внутренними документами или образцами, добавить во все соответствующие рабочие группы (WhatsApp или другие каналы) и убедиться, что он понял порядок работы в системе. • Распределение задач и координация работы: Назначать исполнителей на задачи, чётко доводить до них техническое задание и всю сопутствующую информацию. • Контроль прогресса: Ежедневно отслеживать статус выполнения каждой активной задачи. Поддерживать связь с исполнителями: получать от них промежуточные результаты, отчёты о ходе работы или подтверждение, что всё идёт по плану. • Обеспечение бесперебойной работы системы: Следить, чтобы рабочий процесс не прерывался. Если какой-то исполнитель временно недоступен или не справляется, оперативно принимать меры — перераспределять задачу другому специалисту, подключать дополнительных людей к проблемной задаче или лично вмешиваться для решения вопросов. • Общение и поддержка исполнителей: Быть контактным лицом для фрилансеров по всем организационным вопросам. По указанию руководителя запрашивать у внутренних сотрудников или внешних партнёров недостающую информацию, необходимую для выполнения задач, и своевременно передавать эту информацию исполнителям. • Контроль качества и сроков: Контролировать соблюдение установленных дедлайнов и требований к качеству результатов. По приближении срока сдачи задачи проактивно проверять готовность исполнителя и качество промежуточных результатов. Если задача комплексная, организовать предварительную проверку (например, привлечь более опытного специалиста-наставника для ревью работы новичка). По завершении работы проводить итоговую проверку результата по чек-листу (см. ниже), убеждаясь, что задача выполнена полностью и без ошибок. • Принятие работ и завершение задач: Если результат работы соответствует ТЗ и стандартам качества, принять работу: отметить задачу как выполненную, сообщить руководителю о завершении. В случае выявления недочётов — вернуть задачу на доработку исполнителю с конкретными замечаниями и контролировать исправления. • Ведение учёта и документации: Временно, пока не внедрён единый трекер, вручную вести учёт задач (например, список в таблице или текстовом документе): фиксировать, кто над чем работает, какие сроки, статус и ключевые комментарии. Поддерживать актуальную информацию в группах WhatsApp, закрепляя важные сообщения или файлы (ТЗ, примеры, полученные промежуточные версии). • Ежедневная отчётность: Готовить и отправлять руководителю ежедневный отчёт о статусе всех текущих задач и работе исполнителей. В отчёте указывать прогресс по каждой задаче, соблюдение сроков, возникшие проблемы (“затыки”), принятые меры, а также состояние команды (например, кто успешно справляется, кому нужна замена или помощь).

Удаленно График 5/2